Что такое дедлайн, для чего он нужен и как делать работу вовремя

«Срывать дедлайн», «работать в условиях постоянных дедлайнов», «дедлайны горят» — если вы слышите подобные фразы, но не совсем понимаете, что конкретно они означают, «РБК Тренды» помогут разобраться с незнакомым словом

Что такое дедлайн

Дедлайн (от англ. deadline — мертвая линия) — это установленный крайний срок выполнения какой-либо задачи или работы. Если к определенному времени результат не был достигнут, дедлайн считается просроченным или, как чаще говорят, сорванным. Это негативно отражается на производительности человека, который, как правило, подвергается тем или иным санкциям (штраф, увольнение, низкая оценка, недопуск к экзаменам и т.д.).

Откуда пошло слово «дедлайн»

Впервые термин «deadline» был использован во второй половине XIX века. Так во время гражданской войны в США называли крайнюю линию, которую военнопленным в концентрационных лагерях было запрещено пересекать. Переступив ее, человек считался беглецом и подвергался немедленному расстрелу, отсюда такой буквальный перевод — «мертвая линия».

Уже в начале XX века термин обрел новое значение благодаря журналистике. Дедлайном стали называть крайний срок, когда газета должна уйти в печать — соответственно, позднее материалы к публикации уже не принимались. Дальше из журналистики термин перекочевал и во все другие сферы нашей жизни. Если задача выполнена в срок, дедлайн соблюден, если нет — сорван.

Для чего нужен дедлайн и как он работает

Дедлайн — один из эффективных инструментов тайм-менеджмента (грамотного управления временем). Соблюдая четко установленные сроки для выполнения задачи (а не оставляя все на потом), вы гарантированно приходите к результату, получаете необходимый опыт и добиваетесь успеха. Дедлайн помогает концентрироваться на важном, эффективно распределять свои ресурсы и не сдаваться, когда сроки поджимают, а силы, кажется, на исходе. Кстати, стрессоустойчивость отлично проверяется работой в условиях дедлайна.

Дедлайны незаменимы в больших проектах. Например, поделив глобальную задачу на несколько мелких, можно обозначить для каждой свои четкие сроки выполнения. Это помогает организовать работу команды, где каждый человек осознает свою зону ответственности и период времени, в который работа должна быть выполнена. Таким образом, каждый этап сдается в срок, членам команды удается избежать перегрузок и выгорания, и результат не заставляет себя ждать.

Рассмотрим подробнее на примере выпуска номера журнала. Представим, что на дворе 1 июня. Новый номер должен выйти в печать 1 августа. Таким образом, с помощью дедлайнов мы устанавливаем: тексты должны быть сданы редакторами до 15 июня, до 18 июня вносятся корректировки и другие необходимые исправления, до 25 июня собираются иллюстрации к материалам, к 15 июля должен быть готов макет журнала. К 20 июля получившийся номер вычитывает главный редактор, после чего, не позднее 25 июля, журнал отправляется в печать, чтобы 1 августа стоять на полках магазинов.

Что такое редлайн, и чем он отличается от дедлайна

У понятий «дедлайн» и «редлайн» действительно есть некоторое сходство, но синонимами их назвать нельзя.

Редлайн (от англ. redline — красная линия) — это крайний срок сдачи проекта на внутреннем этапе. Скажем, на примере с журналом выше редлайном можно назвать 20 июля — то есть дату, когда готовый макет будущего номера заверяется главным редактором. А вот 25 июля, крайний срок сдачи журнала в печать, — это уже дедлайн.

Другими словами, редлайн — это дедлайн внутри команды, необходимый затем, чтобы отследить готовность всех этапов проекта, прежде чем он выйдет в свет (отправится в печать, будет показан клиенту и т.д.).

Плюсы и минусы дедлайнов

Наличие дедлайнов дисциплинирует. Если грамотно подходить к процессу работы, можно выделить следующие плюсы:

• Минимизация стресса — четкие этапы работы и отсутствие каких-либо сюрпризов позволяют работать спокойно.
• Повышение мотивации — вы осознаете объем работы и понимаете, что он вам по силам, поэтому стремитесь не отходить от намеченного плана.
• Самосовершенствование — видимый прогресс в достижении результата усиливает удовлетворенность собой, что в свою очередь вдохновляет становиться еще лучше.
• Высокое качество — проект, в котором четко отлажена работа всех механизмов, с большей вероятностью будет успешным.

Минусы дедлайнов тоже есть, и появляются они тогда, когда на человеку в ограниченный промежуток времени надо выполнить большое количество сложных задач. Перечислим самые распространенные проблемы:

• Стрессы и выгорание — взвалив на себя непосильный объем задач, вы оказываетесь на пороге нервного срыва.
• Снижение мотивации — осознание, что работа отнимает уйму времени, при этом приносит массу проблем и стрессов, убивает всякое желание что-либо делать.
• Самокритика — в попытках успеть сдать масштабный проект в срок вам, возможно, придется идти на сделку с совестью, искать компромиссы, что вероятно приведет к неудовлетворенности собой и своей работой.
• Низкое качество — все вышеперечисленное практически гарантирует получить на выходе проект, сделанный на скорую руку.

Очень важно объективно оценивать свои силы, причем сначала задаваться вопросом «Когда нужно сделать?» и только потом спрашивать: «Что нужно сделать?». Такой порядок важен потому, что задача может показаться выполнимой, но не в те сроки, которые нужны клиенту/руководителю.

Виды дедлайнов

Есть два типа дедлайнов.

• Жесткие дедлайны нельзя сдвинуть ни при каких обстоятельствах, потому что дальше проект уже будет неактуален/ не нужен/ не применим. Например, клиент заказал шарики первоклассникам к 1 сентября. Это финальный срок (жесткий дедлайн), ведь 2 сентября шарики уже будут не нужны, так как утренник, посвященный Дню знаний, к тому моменту пройдет.

При работе в жестких дедлайнах нужно очень четко просчитать все этапы, чтобы понять, успеваете вы или нет. Если нет, важно предупредить клиента, обсудить компромиссные варианты или посоветовать обратиться к другому исполнителю.

• Гибкие дедлайны можно сдвинуть, так как сам проект от этого не пострадает, останется нужным и актуальным. Например, к дизайнеру обращается компания, желающая сменить логотип своего бренда к 1 ноября. В процессе обсуждения рождается идея создания мерча, чтобы подсветить обновления — из-за дополнительных задач сроки увеличиваются, но заказчику в данном случае это скорее всего непринципиально.

Гибкие дедлайны — это не отсутствие таковых. Наличие крайнего срока (пусть, и подвижного) организует человека, заставляет спланировать свою работу и начать ее делать.

Примеры дедлайнов

Приведем несколько примеров из разных сфер жизни, чтобы окончательно разобраться, что же такое дедлайн.

1. Выпускники университета готовятся к защите дипломной работы, которая пройдет 20 мая. Чтобы быть допущенным до защиты, студенту необходимо сдать готовую дипломную работу на проверку своему научному руководителю не позднее 30 апреля. 30 апреля и есть дедлайн.

2. Организатор свадеб готовит торжество, которое состоится 10 июля. Ему нужно найти площадку, позаботиться о банкетном меню, оформлении зала, музыкальном сопровождении, ведущем праздника и т.д. Каждый из этих пунктов можно назвать редлайном, а дедлайн будет установлен на полностью готовый проект — то есть организованную под ключ свадьбу. Кстати, в данном случае дедлайн жесткий: молодожены женятся 10 июля, и ни в какой другой день ни банкет, ни свадебная арка им не нужны.

3. Пиар-агент артиста обратился к фрилансеру с заказом — написать пресс-релиз к выходу новой песни. Срок на выполнение задачи — 3 дня. По истечении этого срока, работа не будет принята и оплачена, артист останется без текстового сопровождения к премьере, а репутация исполнителя будет подпорчена.

Как соблюдать дедлайн и делать работу вовремя

• Определитесь, сколько времени вам требуется для выполнения конкретного объема задач. По возможности лучше заложить время с запасом — на случай форс-мажоров.
• Разделите весь проект на несколько этапов, обозначьте для каждого пункта редлайн. В частности, назначьте редлайн для контрольной проверки работы перед ее сдачей.
• Не тяните с выполнением задач, а стартуйте сразу с началом проекта, чтобы потом не делать все в последнюю минуту.
• Старайтесь двигаться от сложного к простому или пробуйте выполнять хотя бы по одной трудной задаче в день.
• Работая — работайте: не отвлекайтесь попусту на соцсети, просмотр телевизора, кофебрейк с коллегами и т.д.
• Следите за качеством, ведь только вы несете ответственность за свою часть работы.